Sin importar el tamaño y tipo de proyecto que estemos ejecutando, atravesaremos las mismas 4 etapas: la planificación, desarrollo, implementación y cierre.
Cada una de estas fases cuenta con características diferentes, pero llegan a traslaparse durante el proceso. Por ejemplo, muchas veces nos encontramos en la fase de construcción en la cual se ejecuta lo planificado, sin embargo, pueden existir nuevos retos o imprevistos que nos hacen regresar a la primera fase en la cual definimos el presupuesto.
1. Planificación: ¿cómo mapeamos un proyecto?
Podemos caer en el error de pensar que la etapa de planificación es aquella en la cual se definen los calendarios de tareas y actividades, sin embargo, este paso lo encontramos en la fase de desarrollo. Al momento de planificar, debemos concretar cuál es el problema que se busca resolver, qué es lo que se realizará y quiénes están involucrados.
Algo que puede ayudarnos en estas etapas es tener claro el problema que este proyecto resolverá, puede que este no sea obvio y muchas veces, estamos contribuyendo a un problema mayor que está siendo resuelto por diferentes partes o departamentos. Esto nos permitirá ahorrar tiempo y dinero en recursos invertidos que pueden llegar a ser muy simples, muy complicados o con resultados provistos en el tiempo incorrecto.
En este momento es importante definir:
- Objetivos del proyecto
- Alcance, recursos y tareas principales
- Estimado de tiempo y costos
2. Desarrollo: ¿cómo poner en marcha mi proyecto?
Este es el momento de convertir los estimados de costos y tiempos en un calendario y presupuesto formal. En esta etapa se definen a las personas encargadas de cada tarea y se realizan las siguientes actividades:
- Arma tu equipo
- Planifica las tareas
- Crea el calendario
- Lleva a cabo una reunión de lanzamiento de proyecto
- Desarrolla un presupuesto
3. Implementación: ¿cómo ejecutar el proyecto?
Es momento de poner en marcha el plan. En esta etapa, vemos los planes hechos realidad, sin embargo, los detalles y cambios de rumbo pueden hacerla la fase más frustrante y abrumadora.
“Ya sea que tenga un sistema formal de control de proyectos o que haga sus propios chequeos regulares, trate de mantener una perspectiva general para que no se vea envuelto en detalles y problemas menores.”
Algunos consejos que puede tomar en cuenta al implementar su proyecto son:
- Los sistemas de software de monitoreo de proyectos pueden ayudarlo a medir su progreso.
- Responda rápidamente a los cambios en los datos o la información a medida que ingresan, y busque señales tempranas de problemas para que pueda iniciar acciones para corregir el problema desde el inicio.
- Observe los números reales a medida que llegan para asegurarse de que coinciden con las cantidades presupuestadas.
- Las partes interesadas generalmente buscarán actualizaciones periódicas e informes de estado. Consulte con ellos qué información necesitan y el formato que más conviene.
- Reúnase con su equipo una vez a la semana y definan las acciones necesarias para asegurar el éxito del proyecto.
4. Cierre: ¿Cómo manejar entregas finales?
Para esta etapa, es necesario evaluar el rendimiento del proyecto. Revise los objetivos planteados y cómo estos han sido o están siendo alcanzados. ¿Quedan cosas por hacer? ¿Se logró hacer todo lo que fue acordado al inicio?
Esto le permitirá dar por concluido su proyecto y hacer la entrega del mismo. Al finalizar, no olvide realizar una sesión de post-evaluación para identificar oportunidades de mejora y posibles cambios en los siguientes proyectos.
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Los primeros proyectos siempre serán los más retadores; a medida que desarrolle habilidades exitosas de gestión de proyectos, irá perfeccionando procesos y mejorando protocolos. Los consejos compartidos en este artículo le permitirán tener una base para realizar proyectos eficientes de principio a fin.
Fuente: The Four Phases of Project Management (hbr.org)
