“Los directivos afirman habitualmente que su proceso de planificación estratégica crea documentos extensos y detallados, pero a menudo poco más. Es como si el proceso no sirviera para nada más que para crear el plan, y que la ejecución fuera un tema aparte.” En este artículo exploraremos cómo un estratega puede utilizar los conceptos del proceso de diseño que lleva a cabo todo arquitecto en un proyecto para optimizar cada etapa, desde la concepción de la idea, hasta su ejecución.
La característica clave del proceso de diseño que nos interesa es el concepto de "niveles de diseño", estos son los pasos que se siguen al momento de crear un diseño para un espacio extraordinario; los cuales pasan por diferentes niveles de complejidad y detalle.
Cuando un arquitecto diseña una nueva construcción, por ejemplo, lo hace en etapas de creciente detalle.
¿Cómo se ve un proceso regular de diseño para un proyecto arquitectónico?
- Nivel 1: En el primer nivel, el arquitecto establece algunos principios básicos que él y su cliente acuerdan: si es una casa, por ejemplo, se acuerda que la cocina debe estar orientada al este para que le dé el sol de la mañana, el estacionamiento debe estar cerca de la cocina para facilitar el transporte de bolsas de compra, el patio debe estar orientado al sur, deben existir estas áreas específicas, etc.
- Nivel 2: En esta etapa, el arquitecto realiza un boceto del edificio. Puede incluir un plano básico de cada planta, un plano de ubicaciones o vistas de la construcción.
- Nivel 3: En este punto, ya existe un plano a escala con medidas precisas, en el que se detallan aspectos invisibles pero esenciales, como los muros que soportan la carga y el trazado de la fontanería y el cableado. Puede incluir sugerencias de dónde colocar el mobiliario o accesorios importantes o el tipo de piso, etc.
- Nivel 4: es la lista de materiales y cantidades del aparejador:/topógrafo, el número de tejas de arcilla necesarias o los metros de cable de cobre. Las decisiones finales sobre las toma-corrientes, los grifos del baño y el color de la pared de las habitaciones. Regularmente, esto conlleva diferentes especialistas y encargados.
- Nivel 5: Se trata de la etapa de construcción y las cuestiones que surgen en el proceso. ¿Hay suficientes toma corrientes? ¿Los espacios son suficientes?
Al utilizar este concepto en procesos de estrategia, sería menos probable que nos encontráramos con planes extraordinarios y pocas acciones. Seguirían existiendo los documentos de planificación estratégica, pero estos serían categorizados como lo que son: esbozos en el nivel 2. Si se decide no continuar con esta estrategia, se podría dejar el proceso en este nivel. Por otro lado, si hemos identificado que es una excelente estrategia, comenzaremos a desarrollar los planes del nivel 3 y 4.
“Un plan de Nivel 3 identifica las principales unidades organizativas responsables de las diferentes partes de la estrategia y el modelo operativo que vincula a estas unidades organizativas. Para cada unidad, el plan especifica los resultados esperados, los plazos, la forma en que la unidad trabajará con otras unidades, las limitaciones de la unidad y los recursos disponibles. La suma de los resultados del nivel 3 permitirá alcanzar los objetivos definidos en el nivel 2.”
Un plan de Nivel 4 especifica las personas, los recursos y el tiempo necesarios para cada tarea dentro de cada unidad. De igual manera, este explica cómo las unidades continuarán con la actividad actual y el plan para asumir las tareas adicionales requeridas por la estrategia.
Pueden surgir problemas para discutir en el nivel 4 que deben ser solucionados con las herramientas del nivel 2 y 3. Por tanto, la planificación estratégica debe incluir un proceso iterativo de diálogo entre niveles. Esto requiere un concepto de niveles de estrategia y claridad sobre el trabajo en cada nivel.
Por último, la planificación del nivel 5 se refiere a la necesidad de ajustes que surgirán a medida que se desarrollan la estrategia. Esto puede verse como: problemas de presupuesto, personas abandonando el proceso, estrategias de la competencia, atrasos del proveedor, entre otros. En ocasiones, los acontecimientos no pueden manejarse con ajustes en el Nivel 5. Se necesitan cambios en los niveles anteriores. Aquí es cuando la claridad sobre los niveles vuelve a ser útil. Saber cuándo los acontecimientos requieren una respuesta de Nivel 5 o de Nivel 2 garantiza que las estrategias no se desvíen innecesariamente o no corrijan el rumbo cuando las circunstancias lo exijan.
Este concepto sobre el proceso de diseño le permitirá tener estrategias mejor creadas, con personas involucradas que practican una comunicación adecuada para identificar en qué nivel del proceso debe ser resuelto un problema para obtener los resultados esperados.
Fuente: What Strategists Can Learn from Architecture (hbr.org)
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