La importancia de una adecuada distribución de los empleados en los espacios de trabajo

Cuando hablamos de la distribución de los empleados en los espacios de trabajo, nos referimos específicamente a la ubicación física que cada uno de nuestros colaboradores va a ocupar en la oficina. Podemos caer en el error de pensar que este es un tema aparentemente estético y relacionado a diseño; acompáñenos mientras descubrimos por qué esto juega un rol importante en el desempeño de su organización u oficina.

Para conseguir que su empresa se desarrolle adecuadamente es necesario contar con algo más que un sistema de prácticas de trabajo establecidas: es importante integrar las herramientas y el espacio de trabajo con los que el colaborador se relaciona cotidianamente. 

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La importancia de la adecuada distribución de los empleados en los espacios de trabajo se debe a que esta puede ayudar a la empresa a aumentar la eficiencia en los procesos, proporcionando a los empleados un espacio acorde a sus cualidades y tareas.

¿Cómo una empresa puede determinar cuál es la mejor distribución de sus empleados?

Es importante recordar que no hay una fórmula para todos; cada empresa cuenta con objetivos y necesidades diferentes. Algunos de los criterios que una empresa debe considerar para adecuar correctamente a su personal son los siguientes:

• Funcionalidad: un colaborador que cuenta con acceso a las herramientas con las cuales trabaja y que cuenta con el espacio necesario para hacer uso de ellas, logrará desarrollar sus tareas de una manera más óptima.
• Aprovechamiento: en este caso el término hace referencia a economizar tiempo, recursos y establecer distancias adecuadas para alcanzar o llegar a alguna herramienta que será de utilidad para el colaborador. 
• Comodidad: es importante ser conscientes de que un espacio cómodo le dará al colaborador un ambiente en el cual se podrá sentir libre y capaz para hacer llevar a cabo sus tareas.
• Elementos arquitectónicos: es importante equipar al colaborador con un espacio que cuenta con iluminación adecuada y estable, entradas de aire necesarias, muebles y accesorios y espacios amplios que le permitan moverse libremente.

¿Qué tipos de distribuciones existen?

La evolución de las oficinas ha marcado un rumbo diferente en cuanto a la distribución de los empleados. Actualmente los espacios colaborativos están generando más interés y cobrando más  importancia.

En cada oficina, es importante tomar en cuenta las habilidades y características que tiene cada grupo de trabajadores y como el espacio les es útil para optimizar sus tareas.

Distribución según la cultura organizacional de la empresa.

En uno de nuestros artículos Cultura organizacional en una empresa: pilar fundamental para el éxito, exploramos los 4 tipos de cultura; identificar su cultura facilitará la toma de decisiones en cuanto a la distribución de oficinas y áreas dentro de la organización. 

Cultura Colaborativa

Esta cultura se centra en el desarrollo interno en un largo plazo, confía fielmente en los equipos de trabajo, la participación y el consenso para la realización del trabajo, apoya un entorno laboral flexible. Se preocupa por las personas y su relación con el espacio.  Las áreas de trabajo deben incluir espacios informales, puntos de encuentro flexibles y un diseño orgánico.

Cultura Creativa

Este tipo de cultura se concentra en realizar las cosas primero, diferenciándose de las demás por tener un alto grado de experimentación e individualidad. Los espacios preferidos son áreas en que promueven la libertad de desarrollar ideas creativas; un diseño orgánico con un entorno altamente flexible.

Cultura de Control

El enfoque de esta cultura es realizar los procedimientos al pie de la letra, siguiendo pasos plenamente establecidos por las altos mandos de la organización. Las personas que se identifican con esta cultura prefieren tener un espacio individual y salas más formales. Un área estructurada y simétrica.

Sin embargo, en ocasiones los equipos de trabajo buscan espacios alternativos en donde las conexiones sociales les son de mucha ayuda para idear o ejecutar un plan; por lo cual también es importante tener espacios de descanso/sociales.

Cultura Competitiva

La prioridad para este tipo de cultura son los resultados; se concentran en hacer las cosas muy rápido con el objetivo de ganar. Buscan la manera de tener espacios semi formales y con áreas un poco más colaborativas.

Los espacios para este tipo de cultura deben estar adaptados para el desarrollo de tareas tanto individuales como colectivas, áreas en donde la presentación de ideas y soluciones se trabaje de una forma informal,  sin caer en la imprudencia.

• Distribución por posición fija: En estos espacios de trabajo el trabajo se realiza únicamente en un lugar asignado y no se cuenta con libertar de movimiento e intercambio de posiciones.
• Distribución por tipos de procesos: Esta es la distribución que comúnmente se utiliza en las empresas tradicionales. Las personas que realizan un mismo trabajo o son parte de un mismo equipo, se encuentran ubicados en un mismo espacio, con mobiliario similar para sus actividades diarias. Un aspecto negativo de este tipo de distribución es que frecuentemente los espacios de trabajo no son adecuados y crean ambientes totalmente aislados y sin algún tipo de interacción con los demás departamentos.
• Distribución por producción: Este tipo de distribución es la que se emplea en empresas o fábricas en las que es necesario llevar una línea de producción bastante marcada.

Beneficios de una adecuada distribución

Cuando se tiene una distribución adecuada de los empleados y los espacios de trabajo, los procesos fluyen de manera más fácil. Algunos de los beneficios son:

• Circulación adecuada de los colaboradores y de las herramientas en el espacio de trabajo.
• Interacción y un mejor flujo de comunicación de los involucrados.
• Mejores condiciones de trabajo.
• Motivación, libertad y comodidad en los colaboradores.
• Incremento de productividad.
• Mejores relaciones entre colaboradores y equipos

Es indispensable que cada empresa realice un análisis de tres factores: sus colaboradores, sus objetivos empresariales y su espacio físico. Esto le permitirá crear soluciones basadas en la premisa de un espacio de trabajo orgánico e identificar si el tipo de distribución que está empleando es el acorde a cada tipo de trabajo o si se hace necesario una reestructuración de la distribución de los espacios de trabajo.