Todos reconocemos la importancia de tomar decisiones con base en datos, pero ¿sabía que, según un informe de Slack, el 66% de los ejecutivos informan que están diseñando sus políticas de fuerza laboral post-pandemia con poca o ninguna participación de sus empleados? Muchas veces, esto no se hace deliberadamente, sino por la falta de tiempo o recursos que tiene una empresa para recopilar información de sus empleados.
Para el éxito empresarial, los enfoques “talla única” no son útiles. Entonces, ¿cómo debería una empresa tomar decisiones? ¡Acompáñenos mientras lo descubrimos con estos consejos de Mortensen y Zakhour publicados en HBR!
Los líderes necesitan herramientas que les permitan aprender de manera eficiente, efectiva y ordenada lo que su diverso grupo de empleados realmente necesita para que puedan elaborar políticas de acuerdo a esto.
A continuación, podremos ver algunas herramientas ilustradas con ejemplos tomados del caso de "ComCo": una agencia de comunicaciones global que pidió apoyo a la firma de Zakhour para repensar el diseño de sus oficinas regionales como parte de su iniciativa "Workplace for the Future". Así es como uno de los líderes describió el reto:
“Cuando llegó el momento de renovar nuestra oficina, sabíamos que la tarea que teníamos por delante significaría más que actualizar un plano de planta. Tuvimos la oportunidad de repensar realmente la forma en que trabajamos y cómo nuestro lugar de trabajo lo permite. Nuestro objetivo era un espacio que se alineara con nuestra estrategia comercial y planes de crecimiento, pero que también satisficiera las necesidades de nuestros empleados. Al carecer del tiempo, los recursos y las herramientas para hacerlo de manera eficiente y diligente, llamamos al equipo de Marilyn para que nos ayudara a capturar, cuantificar y dar sentido a los datos relevantes. Esto facilitó nuestra toma de decisiones y aseguró que diseñáramos espacios y políticas que permanecieran centrados en los empleados.”
Paso 1: Recolectar Data
Para recolectar datos e información, puede utilizar estas herramientas:
- Auditoría de Datos de Archivo
Esto le permitirá conocer qué aspectos se han comunicado y en qué áreas existe oportunidad. También le permitirá identificar posibles quejas que los colaboradores han expresado anteriormente y a las que probablemente no se les haya dado solución. En el caso de ComCO, este punto les ayudó para darse cuenta que no habían comunicado formalmente la nueva política flexible de trabajo y esto podía haber causado desinformación o dudas acerca de la política.
- Entrevistas y encuestas
Por un lado, las reuniones uno a uno son útiles en etapas iniciales para poder identificar los problemas a través de la perspectiva, ideas o interpretaciones de los colaboradores. No olvide realizar la serie de entrevistas con una muestra inclusiva, con personas de todo nivel. Las encuestas permiten tener datos cuantificables que pueden ser útiles en la interpretación. Por ejemplo, en ComCO, los colaboradores reportaron que pasaron 70% de su tiempo en trabajo individual.
- Observación diaria
El equipo de Zakhour visitó las oficinas de ComCO y entre sus descubrimientos, encontraron que existía una gran cantidad de oficinas vacías por líderes que constantemente se encuentran viajando y que las salas de reunión estaban sobrepasando su capacidad máxima. También pudieron observar ciertas cosas que no surgieron en ninguna de las entrevistas realizadas. Es por ello, que este punto es muy importante y permite identificar formas de trabajar, cuestiones del espacio físico, hábitos y comportamientos.
Paso 2: Interpretar la data
Así como es importante trabajar la recolección de datos de forma organizada, es vital contar con un proceso estructurado para analizar esta información. Estas herramientas pueden servir:
- Agrupar
Una herramienta que puede serle útil a su equipo al momento de interpretar, es organizar toda la información en temas centrales o preguntas que puedan abarcar los problemas y cuestiones que surgieron en la recolección. Esto le permitirá contar con la información más organizada, identificar prioridades y simplificar los datos.
- User personas
Un user persona es una representación ficticia de un personaje que representa los pain points o necesidades relacionadas con el área de enfoque. Por ejemplo, el equipo de liderazgo de ComCo estaba operando bajo la suposición razonable de que los padres que trabajaban querían más tiempo desde casa para facilitar la logística de la crianza. Pero nuestra data nos mostró que había un segundo grupo distinto de padres: aquellos que vivían en hogares multigeneracionales, que tenían apoyo de cuidado infantil, pero necesitaban desesperadamente un espacio tranquilo dedicado para hacer su trabajo.
Los user personas nos ayudan a comprender las necesidades interconectadas de una persona. Son particularmente efectivas cuando sus colaboradores pueden dividirse en diferentes grupos. Mientras más “real” se sienta una persona para usted, mientras más la pueda imaginar, es más fácil empatizar con ella, comprenderla y diseñar para sus necesidades.
Paso 3: Mapear los puntos de contacto
Son las diferentes formas de contacto que tienen los colaboradores con la empresa. Pueden ser virtuales, humanas, informales, formales, físicas, etc. También son todas aquellas plataformas que la organización no puede controlar, como chats o servicios externos como Whatsapp. El objetivo es dar sentido a cómo las diferentes partes del sistema se afectan entre sí, y que pueden tener un fuerte impacto en la experiencia de los empleados.
En el caso de ComCO, se encontraron discrepancias entre los mensajes que los empleados recibían de la política oficial ("estamos adoptando el trabajo flexible") y las acciones de sus gerentes (por ejemplo, mandatos para regresar a la oficina).
“En menos de seis semanas, la firma de Zakhour ayudó a ComCo a abordar su desafío de rediseño de oficinas y trabajo mediante el uso de estas herramientas en conjunto, aprovechando sus diferentes fortalezas relativas para comprender de manera rápida y eficiente las diversas necesidades de toda la población de empleados de la compañía. La empresa pudo diseñar un modelo de trabajo apropiado y una propuesta de valor de oficina, y el liderazgo de ComCo consideró que el proyecto fue un gran éxito basado en un mejor compromiso de los empleados. Ahora lo usan como un estudio de caso sobre cómo participar en rediseños similares en las ubicaciones globales de la compañía.”
Aplicando las prácticas descritas en este artículo, las organizaciones pueden obtener una mejor comprensión de las necesidades y preferencias de sus empleados de una manera eficiente y rentable. Especialmente para el rediseño de un espacio, es importante conocer las necesidades y objetivos de los usuarios que ocupan el lugar. Esto va muy relacionado con el enfoque que tenemos en arista al momento de tomar un proyecto. ¿Le gustaría conocer cómo podemos ser su aliado ideal para transformar sus oficinas y crear un espacio que inspire personas? ¡Contáctenos!
Fuente:
To Craft a Better Employee Experience, Collect the Right Data (hbr.org)
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